Privacybeleid

1. Wie zijn wij?

Ghent Wolves vzw(hierna: “Ghent Wolves”, “wij”, “ons”) is de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die via deze website en via onze ledenregistratie worden verzameld.

Wij hechten veel waarde aan je privacy en de bescherming van je persoonsgegevens. In dit privacybeleid leggen wij uit welke gegevens we verwerken, waarom, op welke rechtsgrond en hoe lang we ze bewaren. Wij verbinden ons ertoe:

• je persoonsgegevens uitsluitend te verwerken voor de doeleinden die in dit beleid worden beschreven;
• enkel de gegevens te verzamelen die strikt noodzakelijk zijn voor die doeleinden;
• je toestemming te vragen wanneer dat vereist is;
• passende technische en organisatorische maatregelen te treffen om je gegevens te beveiligen;
• je gegevens nooit zonder jouw toestemming door te verkopen aan derden;
• je rechten te respecteren en alle informatie te verschaffen om die rechten uit te oefenen.

2. Welke gegevens verwerken wij en waarom?

Wij verwerken persoonsgegevens in de volgende situaties:

2.1 Ledenadministratie

Voor de administratie van onze leden verwerken wij: naam, geboortedatum, e-mailadres, telefoonnummer, adres en, bij minderjarigen, de contactgegevens van ouder of voogd.

Rechtsgrond: uitvoering van de lidmaatschapsovereenkomst (art. 6, lid 1, b AVG) en wettelijke verplichting (art. 6, lid 1, c AVG) voor rapportage aan Dodgeball Belgium en Sport Vlaanderen.

2.2 Competitie en trainingen

Ten behoeve van deelname aan de nationale competitie van Dodgeball Belgium en de organisatie van trainingen verwerken wij: naam, geboortedatum, geslacht, licentienummer en wedstrijduitslagen.

Rechtsgrond: uitvoering van de overeenkomst en gerechtvaardigd belang (art. 6, lid 1, f AVG) voor competitieorganisatie en veiligheid.

2.3 Verzekering

Om leden te verzekeren via onze verzekeraar (Sportievak) delen wij naam, geboortedatum en contactgegevens. Bij een sportongeval kunnen aanvullende gegevens (medisch attest) worden verwerkt.

Rechtsgrond: uitvoering van de overeenkomst (art. 6, lid 1, b AVG) en wettelijke verplichting (art. 6, lid 1, c AVG).

2.4 Communicatie en nieuwsberichten

Voor het versturen van clubnieuws, trainingswijzigingen, uitnodigingen voor activiteiten en andere informatie die relevant is voor leden en geïnteresseerden, verwerken wij e-mailadres en naam.

Rechtsgrond: gerechtvaardigd belang (art. 6, lid 1, f AVG) voor bestaande leden; toestemming (art. 6, lid 1, a AVG) voor niet-leden die zich inschrijven voor nieuwsberichten.

2.5 Registratie van interesse (jongeren onder 16 jaar)

Voor jongeren die hun interesse registreren voor kampen en initiaties verwerken wij: voornaam, achternaam, e-mailadres, leeftijd, gemeente en optionele opmerkingen. Bij betrokkenen onder 16 jaar vragen wij de toestemming van een ouder of voogd.

Rechtsgrond: toestemming (art. 6, lid 1, a AVG).

2.6 Subsidies en overheidsrapportage

Om subsidies te ontvangen van Sport Vlaanderen en andere overheden, en om te voldoen aan rapportageverplichtingen, kunnen wij anonieme of geaggregeerde ledencijfers en activiteitsgegevens doorgeven.

Rechtsgrond: wettelijke verplichting (art. 6, lid 1, c AVG).

2.7 Foto's en beeldmateriaal

Tijdens trainingen, wedstrijden en evenementen worden foto's en video's gemaakt die wij kunnen gebruiken op onze website en social media (Instagram). Herkenbare foto's van individuele personen worden enkel gepubliceerd na expliciete toestemming.

Rechtsgrond: toestemming (art. 6, lid 1, a AVG). Je kunt je toestemming te allen tijde intrekken via info@ghentwolves.be.

2.8 Website en contactformulieren

Wanneer je contact met ons opneemt via e-mail of een formulier op onze website, verwerken wij de gegevens die je ons bezorgt (naam, e-mailadres, bericht) om op je vraag te antwoorden.

Rechtsgrond: gerechtvaardigd belang (art. 6, lid 1, f AVG).

3. Aan wie delen wij je gegevens?

Wij verkopen je gegevens niet en delen ze niet met derden voor hun eigen commerciële doeleinden. Wij kunnen je gegevens wel doorsturen naar:

• Dodgeball Belgium— de nationale federatie, voor lidmaatschaps- en competitieadministratie;
• Sport Vlaanderen— voor subsidiëring en ledenregistratie;
• Sportievak— onze verzekeraar, voor sportverzekering en schadeafhandeling;
• Hosting- en IT-dienstverleners(waaronder de aanbieder van onze website en ledenadminstratie) — verwerkers die handelen op onze instructies en waarmee wij een verwerkersovereenkomst hebben gesloten;
• Overheidsinstanties— wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

Er vindt geen doorgifte van gegevens buiten de Europese Economische Ruimte (EER) plaats, tenzij er passende waarborgen zijn zoals goedgekeurde standaardcontractbepalingen (SCC).

4. Minderjarigen

Ghent Wolves aanvaardt leden vanaf 16 jaar. Voor leden jonger dan 16 jaar vragen wij de schriftelijke of digitale toestemming van een ouder of voogd vooraleer persoonsgegevens te verwerken. Bij de interesse-registratie voor jongeren onder 16 jaar verwerken wij uitsluitend de gegevens die nodig zijn om de ouder/voogd te contacteren.

5. Hoe lang bewaren wij je gegevens?

Wij bewaren je persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld, en in overeenstemming met de wettelijke bewaartermijnen:

• Ledengegevens: tot 5 jaar na het beëindigen van het lidmaatschap, tenzij je eerder om verwijdering verzoekt;
• Interesse-registraties: maximaal 2 jaar na de registratie of tot je om verwijdering verzoekt;
• Boekhoudkundige gegevens: 7 jaar (wettelijke verplichting);
• Foto's en beeldmateriaal: zolang ze relevant zijn voor de clubwerking, of tot je toestemming intrekt.

6. Beveiliging van je gegevens

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om je persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, verlies, vernietiging of openbaarmaking. Maatregelen omvatten onder meer:

• toegangsbeperking tot persoonsgegevens (enkel bestuurders en bevoegde medewerkers);
• gebruik van sterke wachtwoorden en waar mogelijk twee-factor-authenticatie;
• versleutelde opslag en overdracht van gegevens (HTTPS/TLS);
• regelmatige back-ups;
• vertrouwelijkheidsplicht voor bestuursleden en medewerkers.

Bij een datalek dat een hoog risico inhoudt voor je rechten en vrijheden, zullen wij jou zo snel als redelijkerwijs mogelijk is informeren, overeenkomstig de AVG.

7. Jouw rechten

Onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG / GDPR) heb je de volgende rechten:

• Recht op inzage: je kunt een kopie opvragen van de persoonsgegevens die wij over jou verwerken.
• Recht op verbetering: je kunt onjuiste of onvolledige gegevens laten corrigeren.
• Recht op verwijdering (“recht om vergeten te worden”): je kunt vragen om verwijdering van je gegevens, tenzij er een wettelijke verplichting bestaat om ze te bewaren.
• Recht op beperking van de verwerking: in bepaalde omstandigheden kun je vragen de verwerking van je gegevens te beperken.
• Recht van bezwaar: je kunt bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang, waaronder direct marketing.
• Recht op gegevensoverdraagbaarheid: je kunt je gegevens in een gestructureerd, gangbaar formaat opvragen.
• Recht om toestemming in te trekken: wanneer de verwerking op toestemming gebaseerd is, kun je die toestemming te allen tijde intrekken.

Om een van deze rechten uit te oefenen, neem je contact op via info@ghentwolves.be. Wij beantwoorden je verzoek binnen 30 dagen. Wij kunnen jouw identiteit verifiëren alvorens het verzoek in te willigen.

8. Klachten

Als je van mening bent dat wij je persoonsgegevens onrechtmatig verwerken, kun je een klacht indienen bij de Belgische toezichthoudende autoriteit:

Wij hopen eventuele problemen uiteraard eerst samen met jou op te lossen. Neem gerust contact op via info@ghentwolves.be.

9. Cookies

Deze website maakt gebruik van cookies. Meer informatie vind je in ons cookiebeleid.

10. Wijzigingen aan dit privacybeleid

Wij kunnen dit privacybeleid op elk moment aanpassen om het in overeenstemming te houden met de toepasselijke wetgeving of om onze verwerkingsactiviteiten te weerspiegelen. Ingrijpende wijzigingen zullen wij communiceren via onze website of per e-mail aan onze leden. De meest actuele versie vind je steeds op ghentwolves.be/privacybeleid.